Segnalazione di non conformità - canale di Whistleblowing
Prevenzione dell’illegalità – canale di segnalazione 'WHISTLEBLOWING’
In conformità alle disposizioni normative (nello specifico alla direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019), il Gruppo Daikin Europe N.V. (Daikin Europe N.V. e le sue filiali europee – di seguito “Daikin”), mette a disposizione più canali di segnalazione interna (in modalità informatica e in forma orale) ‘canali Whistleblowing’, attraverso il quale le persone indicate di seguito possono inviare le segnalazioni.
Persone legittimate a effettuare la segnalazione (art. 3 d. lgs. 24/2023) e che godono delle misure di protezione previste dal d. lgs. 24/2023:
- i lavoratori subordinati di Daikin e i lavoratori autonomi presso la Società;
- i lavoratori o i collaboratori della Società che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
- i liberi professionisti e i consulenti, nonché i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, presso la Società;
- gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto. Per tutti i soggetti, la tutela si applica anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico.
Le segnalazioni effettuate tramite il presente canale informatico possono avere per oggetto i seguenti tipi di violazioni:
1) illeciti penali o amministrativi rilevanti ai sensi del d. lgs. n. 231 del 2001;
2) violazioni del modello di organizzazione e gestione di Daikin (pubblicato sul sito www.daikin.it);
3) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali nei settori indicati dal d. lgs. n. 24 del 2023;
4) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
5) atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
6) atti o comportamenti che vanificano oggetto e finalità degli atti dell’Unione europea.
7) altre segnalazioni diverse dalle precedenti, ma in questi casi non sono applicabili le tutele previste dal D. Lgs. 24/2023 ferma in ogni caso la garanzia della riservatezza. In tal caso verrà data apposita informazione tramite gli organismi interni competente.
La società considera le segnalazioni anonime alla stregua di segnalazioni ordinarie da trattare secondo le modalità whistleblowing (tramite la presente piattaforma e applicando le misure protettive del D.Lgs. 24/2023)
La gestione del canale di segnalazione interna è affidata all’Organismo di Vigilanza, introdotto ai sensi dell’art. 6 del d. lgs. n. 231 del 2001, secondo la seguente procedura:
- canale di segnalazione interna in modalità informatica: compilando il seguente form e cliccando ‘ invia’. In tal modo la richiesta sarà ricevuta e gestita dall’Organismo di Vigilanza della società (in alternativa può essere presentata una segnalazione tramite missiva cartacea, in busta chiusa con dicitura “segnalazione riservata Whistleblowing”, all’indirizzo Odv di Daikin Air Conditioning Italy S.p.a., via Ripamonti, 85, Milano - MI - 20141);
- canale di segnalazione interna in forma orale: tramite il n. di telefono 02.37011019 (anche dotato di un sistema di messaggistica vocale attivo 24h/24h)
Procedura di verifica della segnalazione interna
L’Organismo di Vigilanza, in caso di segnalazioni conformi ai requisiti di legge in materia di Whistleblowing, è tenuto a verificare il fondamento delle informazioni oggetto della segnalazione, seguendo un’apposita procedura di verifica della segnalazione interna. In particolare, all’OdV è attribuito il compito di:
- garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della/e persona/e coinvolta/e o comunque menzionata/e nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
- garantire il trattamento dei dati personali in conformità alla legge applicabile sulla protezione dei dati (ref. GDPR);
- rilasciare al segnalante l'avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricevimento;
- richiedere al segnalante le informazioni e le integrazioni ritenute necessarie e svolgere le indagini necessarie per accertare la fondatezza della segnalazione e assumere le determinazioni conclusive della procedura interna di verifica delle segnalazioni;
- fornire al segnalante una risposta in merito alla segnalazione entro tre mesi dalla data di ricevimento della segnalazione;
- archiviare, in caso di segnalazione infondata, o contestare la segnalazione alla persona coinvolta, garantendo l’intervento e la difesa di questa;
- proporre una sanzione disciplinare, in caso di segnalazione fondata, al Consiglio di Amministrazione (o al Collegio Sindacale, in caso di coinvolgimento di un apicale).
Conformemente al d. lgs. n. 24 del 2023 (art. 6), la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna (all’Autorità nazionale anticorruzione - ANAC) in presenza di almeno una delle seguenti condizioni:
(a) quando la segnalazione interna non ha avuto seguito, o il segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che non avrà un seguito effettivo o comporterà un rischio di ritorsione;
(b) quando l’oggetto della segnalazione può costituire un pericolo imminente o manifesto per l'interesse pubblico.
L'eventuale segnalazione esterna può essere effettuata, accedendo all’apposito canale informatico introdotto dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC), reperibile al seguente link https://segnala.anticorruzione.it/form.
Il segnalante può, inoltre, effettuare una divulgazione pubblica (ad es. tramite la stampa) se è già stata presentata una segnalazione interna ed esterna alla quale non è stato dato seguito o in caso di pericolo imminente o palese per il pubblico interesse o, ancora, in presenza di un rischio di ritorsione o di un pericolo che alla segnalazione non sia dato seguito.
La segnalazione da parte dei soggetti legittimati non è un obbligo, ma una facoltà. Qualora sia segnalata una violazione, la segnalazione deve essere prioritariamente presentata tramite il canale interno (all’OdV della Società) secondo le modalità sopra indicate e, soltanto alle condizioni previste dal d. lgs. 24/2023, tramite il canale esterno o con divulgazione pubblica.
Protezione dei segnalanti - divieto di ritorsione:
Le persone fisiche che effettuano segnalazioni sono garantite dalle misure di protezione previste dalla normativa applicabile (tra cui misure di protezione contro ritorsioni, applicabili anche ai facilitatori della segnalazione e ai soggetti ed enti che si trovano in rapporti qualificati con i segnalanti). Le misure di protezione si applicano se la segnalazione (interna o esterna) o la divulgazione pubblica vengono presentate secondo le modalità previste dal d. lgs. 24/2023, recepite dal Modello “231” della Società, e a condizione che, al momento della segnalazione, il segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e che si trattasse di violazioni lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società conosciute nel contesto lavorativo. I soggetti e gli enti possono comunicare le eventuali ritorsioni subite unicamente all’ANAC (tramite la procedura indicata sul sito istituzionale dell’Autorità), per i provvedimenti di competenza.